Das Problem
Davis Wright Tremaine LLP ist eine nationale Anwaltskanzlei, die Unternehmen mit Sitz in den USA sowie
weltweit vertreten. Das Unternehmen verfügt über 13 Büros, eins davon in Shanghai, China, und über 1000 Mitarbeiter.
2005 entschied sich DWT, den Großteil seiner Mitarbeiter mit einer Software zur PDF-Erstellung und -Bearbeitung auszustatten und nach ausführlicher Bewertung fiel die Wahl auf PDF Nitro PDF Professional.
Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung war das Sicherstellen, dass die Beschäftigten eine neue PDF-Anwendung verstehen und schnell verwenden konnten. Die Einführung musste kundenorientiert, Unternehmensweit und zügig erfolgen. DWT brauchte eine Software, die sich nahtlos in bestehende Anwendungen integriert.
Für ein Unternehmen, das jede Woche Tausende Rechtsdokumente verarbeitet, musste eine PDF-Lösung gefunden werden, die leistungsstark, zuverlässig, stabil und benutzerfreundlich ist.
DWT war außerdem zu einer Lösung entschlossen, die auch im Bezug auf Aktualisierung und Support ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bietet.
"Als technischer Ausbilder war es mir sehr wichtig, dass wir unseren Mitarbeitern eine Lösung bieten, für die sie ihre Arbeit nicht für langwierige Schulungen liegen lassen müssen. Wir wollten, dass die Beschäftigten das Produkt sofort nach Einführung verwenden können", sagt Richard Lobel, Senior Technical Trainer.
Herr Lobel fügt an, dass die Lösung außerdem über fortgeschrittene Funktionen verfügen sollte, die die Mitarbeiter verwenden können, sobald sie die Grundsätze verstanden hätten.
„Aufgrund der Natur unserer Arbeit mussten wir sicherstellen, dass die schließlich gewählte PDF-Lösung über Funktionen verfügt, die unseren hohen Ansprüchen an den Einsatz von PDF gerecht werden. Hinsichtlich Schulung und Hilfestellung war es natürlich unbedingt notwendig, dass die Software so benutzerfreundlich wie nur möglich ist", sagt Herr Lobel weiter.
Wichtige praktische Funktionen, über die die gewählte PDF-Lösung für DWT unbedingt verfügen musste, waren:
Vollständig ausgestattete Markierungs- und Kommentarwerkzeuge
Leistungsstarke und flexible Werkzeuge für die Dokumentensicherheit
Erweiterte Werkzeuge zur Dokumentzusammenfügung
Funktion zum Scannen in PDF
Die Lösung
Nach der Entscheidung, eine Nitro PDF Software-Lösung zu implementieren, und der Entwicklung eines Unternehmensweiten Schulungsprogramms für die Firma, wollte Herr Lobel sicher sein, dass alle Büros, die Nitro PDF Professional einsetzen, in der Lage sind, das Produkt nach den Kursen auch in der täglichen Arbeit zu verwenden.
"Wir besitzen ein sehr komplexes Dokumentenmanagementsystem und müssen alle von uns verarbeiteten Dokumente speichern und archivieren. Zudem verfügt unser Personal über sehr unterschiedliche Erfahrungsstufen und wir benötigen daher ein Programm, das all diesen Niveaus genügt, damit jeder weiter seine Arbeit erledigen kann", erläutert Richard Lobel.
Während des Bewertungsverfahrens stellte das Unternehmen fest, dass Nitro PDF Professional etliche wichtige Anforderungen erfüllte und sogar überstieg, wie:
Benutzerfreundlichkeit
Leistungsstarke Werkzeuge zur PDF-Bearbeitung
Starke Support-Systeme
Einfachheit der Schulung und Implementierung
Langfristige wirtschaftliche Tragbarkeit
"Die Beschäftigten von DWT lernten die Grundsätze von Nitro PDF Professional sehr schnell und sind begeistert, ein solch intuitives PDF-Programm verwenden zu können", sagt Herr Lobel. Die zum Erlernen des Programms aufgewendete Zeit war wesentlich kürzer, als Herr Lobel erwartet hatte und die Nitro Pro-Schulungsprogramme des Unternehmens waren stark ausgelastet durch die vielen Angestellten, die endlich mit dem Einsatz der Software beginnen wollten.
Ergebnisse
Die Verwendung von Nitro PDF Professional hat die Art verändert, wie Davis Wright Tremaine mit elektronischen Dokumenten arbeitet, und dieser Wandel wurde auch stark von den Benutzern selbst beeinflusst.
"Wenn ich für Nitro Pro Unterricht gebe, ist eine der besten Eigenschaften des Programms die, dass es so benutzerfreundlich bleibt. Es ermutigt die Mitarbeiter, sich noch näher mit den Funktionen der Lösung zu beschäftigen, weil sie so einfach zu bedienen ist. Ich biete jetzt auch Kurse für Fortgeschrittene in der Anwendung an und die Klassen sind schnell gefüllt", berichtet Herr Lobel.
Und mit dem Wachstum der Firma steigt nach Richard Lobel, auch der Bedarf an Nitro PDF Professional.
"Unser Mitarbeiter fragen immer noch nach mehr Lizenzen für Nitro Pro, weil sie erkannt haben, wie benutzerfreundlich es ist. Als technischer Ausbilder erlebe ich selten eine derartige Antwort auf die Einführung eines neuen Programms. Aber die bisherigen Ergebnisse waren sehr gut", sagt Herr Lobel.
Darüber hinaus hat Nitro PDF Professional auch eine wesentlich effizientere Dokumentenarchivierung, Dateiweitergabe und Zusammenarbeit zwischen den Kunden und Partnerbüros an anderen Standorten ermöglicht. Dank der Sicherheit der mit Nitro Pro erzeugten PDF-Dateien kann das Unternehmen jetzt auch gewährleisten, dass jede erstellte Datei die anspruchsvollen Datenschutzvorschriften des juristischen Sektors erfüllt.
Mit der Einführung von Nitro PDF Professional wurde DWT Folgendes ermöglicht:
Sicheres und zuverlässiges Erstellen, Schützen und Archivieren von PDF-Dokumenten.
Verstärkter Austausch von und Zusammenarbeit in elektronischen Dokumenten zwischen den Büros in den USA und den weltweiten Niederlassungen.
Bereitstellung einer benutzerfreundlichen, erschwinglichen PDF-Lösung für das wachsende DWT-Personal.
Einsparen zahlloser Stunden für technischen Support dank der Benutzerfreundlichkeit, einfachen Integration und kundenorientierten Einführung von Nitro Pro.