Unternehmensüberblick
Das im Jahre 1897 in Illinois gegründete Memorial Health System (MHS) ist eine national führende Gesundheitsorganisation. MHS hat sich zur Bereitstellung umfassender und einfühlsamer Patientenpflege verpflichtet und bietet eine große Auswahl von spezialisierten Forschungs- und Behandlungszentren, wie dem Regional Cancer Center, dem Regional Burn Center und dem Memorial Heart and Vascular Institute.
Das Problem
Indem es dem Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) unterliegt, ist MHS dazu verpflichtet, die Vertraulichkeit aller medizinischen Aufzeichnungen sicherzustellen sowie strengsten Sicherheitsanforderungen zu genügen, wenn es Patienten eine Kopie ihrer Aufzeichnungen bereitstellt.
Bisher hat das Medical Records-Team von MHS ein papiergestütztes System verwendet, bei dem für jeden Patient eine Akte geführt und bei Bedarf Seiten von Hand kopiert wurden. Da MHS jeden Tag Tausende Patienten behandelt, die Hunderte Anfragen zur Informationsauskunft beibringen, wurden die für das Vorbereiten, Kopieren und Liefern der hoch sensiblen Dokumente notwendigen Ressourcen übermäßig ausgelastet und waren nur noch schwer zu verwalten. Außerdem baten viele Patienten mit Computererfahrung um eine elektronische Kopie ihrer Unterlagen, damit sie sie zu Hause auf ihrem Computer ablegen und so das Risiko verringern können, dass die Dokumente verlegt und/oder beschädigt werden oder verloren gehen.
Memorial Health System wurde sich bewusst, dass es durch die Bereitstellung von elektronischen Kopien der Unterlagen auf Anfrage die Patientenzufriedenheit leicht verbessern und auch die Gesamtkosten reduzieren kann. Um den Vorschriften des HIPAA zu entsprechen, musste das dafür verwendete elektronische Format jedoch eine Datenverschlüsselung unterstützen. Außerdem musste das Format Plattformunabhängig und universell sein, damit die Patienten auch in der Lage sein würden, die Dateien auf ihrem privaten Computer zu öffnen.
"Unser Team musste unseren Kundendienst verbessern, indem es die Patientendaten in lesbarer Form auf CDs verteilt, wobei sicherzustellen war, dass dafür nicht zu viele neue Arbeitsschritte für das Personal entstehen, sagt Debbie Sexton, Medical Records Director bei MHS. Und sie fügt an, dass die neue Lösung bei einem so großen Team zur Verwaltung der Informationsanfragen schnell zu erlernen und einzusetzen sein muss, minimale Schulungszeit benötigen und nach der Einrichtung nur wenig technisches Fachwissen für die Bedienung erfordern darf.
Als geeignetes Format kam aufgrund seiner integrierten Sicherheitsfunktionen und der überall verfügbaren PDF-Betrachter schließlich nur PDF in Frage und MHS begann mit der Suche nach einem einfachen Werkzeug zum Erstellen sicherer Kopien seiner Patientenaufzeichnungen in diesem Format.
Die Lösung
Nach einer kurzen Internetsuche stieß das Team von Memorial Health System auf Nitro PDF Professional und traf eine Kaufentscheidung. Mit einer soliden Funktionsauswahl, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und den Support-Optionen für Unternehmen war sich die Organisation sicher, dass Nitro Pro allen Projektanforderungen genügen würde und begann sofort mit der Implementierung eines Verfahrens, um elektronische Kopien von Patientenaufzeichnungen bereitzustellen.
Mithilfe von Nitro Pro können die Medical Records-Mitarbeiter jetzt elektronische Kopien der Patientenakten erstellen, indem Sie eine Seite auf ihren Scanner legen und auf der Benutzeroberfläche von Nitro Pro einfach die Option "PDF aus Scan erstellen" auswählen. Der Benutzer kann so viele Seiten wie notwendig scannen und die Seiten, wenn er damit fertig ist, in einer einzigen PDF-Datei zusammenfügen.
Mit der 128-Bit-Sicherheitsoption von Nitro Pro können Sie der endgültigen PDF auch ein Kennwort zuweisen, das zunächst eingegeben werden muss, damit die Datei an einem Computer geöffnet und angesehen werden kann. Die PDF wird dem Patienten dann auf CD übergeben, wodurch er seine Aufzeichnungen dann auf einer tragbaren Festplatte aufbewahren oder auf den eigenen Computer kopieren kann.
Ergebnisse
Die Lösung Nitro PDF Professional hat MHS die Sicherheit und Flexibilität geboten, die zum erfolgreichen Entsprechen sowohl der HIPAA-Vorschriften als auch der Kundenanforderungen notwendig war.
Mit der Bereitstellung von Nitro Pro wurde Memorial Health System Folgendes ermöglicht:
Erhebliche Zeiteinsparungen bei der Bearbeitung der Anträge für Informationsauskünfte.
Schutz der sensiblen Patientendaten und Einhalten der strengen HIPAA-Datenschutzanforderungen.
Unterbinden von Papiermüll und sonstigen Kosten in Verbindung mit dem Erstellen physischer Kopien der Patientenaufzeichnungen.
Höhere Kundenzufriedenheit durch Einführen einer effizienteren und modernen Methode zur Bereitstellung von Aufzeichnungskopien.
Die Software erfüllte, mit nur minimaler Arbeitsunterbrechung beim Medical Department und bisher keinem berichteten technischen Problem seit ihrer Bereitstellung und der Ersteinweisung der Benutzer an dem neuen System, auch die Anforderungen von Memorial Health System an die Benutzerfreundlichkeit. "Nitro Pro ist sehr benutzerfreundlich und unsere Mitarbeiter sind leicht darin zu schulen", sagt Frau Sexton.