El problema
Davis Wright Tremaine LLP es una firma legal nacional que representa a compañías de Estados Unidos y
otros países. La firma tiene 13 oficinas, incluida una en Shanghai, China, y más de 1000 empleados.
En 2005, DWT tomó la decisión de equipar a buena parte de su plantilla con software de creación y edición PDF, y tras una extensa evaluación, optaron por Nitro PDF Professional.
Uno de los principales desafíos durante la implementación fue asegurar que los empleados entendieran y usaran con rapidez la nueva aplicación PDF. La adopción tenía que ser enfocada en el usuario, en toda la compañía, y veloz. DWT requería que el software se integrara con fluidez con las aplicaciones existentes.
Para una firma que procesa miles de documentos legales cada semana, la solución PDF escogida debía ser poderosa, fiable, estable y fácil de usar.
DWT también quería seleccionar una solución que pudiera continuar ofreciendo valor a su dinero, considerando factores como actualización y asistencia.
"Como formador técnico, era muy importante que la solución que ofreciera a los empleados no significara mucha pérdida de trabajo por asistir a la formación. Queríamos que el personal pudiera usar el producto inmediatamente tras su instalación", comenta Richard Lobel, Formador Técnico Senior.
Además, Lobel advirtió que quería una solución con características avanzadas disponibles para los empleados una vez que hubieran aprendido las básicas.
"Debido a la naturaleza de nuestro trabajo, queríamos asegurarnos de que la solución PDF seleccionada fuera capaz de entregar funciones compatibles con nuestro nivel avanzado de uso de PDF. Desde el punto de vista de la formación, era importante que el software fuera fácil de usar", dice Lobel.
Las características prácticas críticas que DWT necesitaba que la solución PDF manejara eran:
Completas herramientas de marcado y comentarios.
Poderosas y flexibles herramientas de seguridad de documentos.
Avanzadas herramientas de fusión de documentos.
Función de escáner a PDF.
La solución
Antes de decidir implementar una solución Nitro PDF Software y desarrollar un programa de formación para toda la compañía, Lobel quería estar seguro de que todas las oficinas que utilizaran Nitro PDF Professional pudieran aplicar el producto fuera del aula de formación.
"Tenemos un sistema de gestión de documentos muy complejo y necesitamos guardar y archivar todos los documentos que procesamos. Además, nuestra plantilla está formada por usuarios de niveles muy diferentes y necesitábamos un programa que satisficiera dichos niveles y les permitiera desarrollar su trabajo", continúa Lobel.
Durante el proceso de evaluación, la compañía vio que Nitro PDF Professional satisfacía y excedía varios requisitos críticos, como:
Facilidad de uso.
Poderosas herramientas de manipulación de documentos PDF.
Buenos sistemas de asistencia.
Facilidad de formación e implementación.
Viabilidad de costes a largo plazo.
Los empleados de DWT aprendieron con rapidez las funciones básicas de Nitro PDF Professional y estaban encantados de poder usar un programa PDF tan intuitivo, comenta Lobel. El tiempo empleado en el aprendizaje del programa fue mucho menor del que Lobel pronosticó y los programas de formación Nitro Pro de la firma fueron un éxito de asistencia de empleados dispuestos a usar el software.
Resultados
La implementación de Nitro PDF Professional ha transformado la manera en que Davis Wright Tremaine trabaja con documentos electrónicos, y esta transformación se ha visto afectada por los mismos usuarios.
"Cuando explico Nitro Pro en mis clases, una de las mejores cosas sobre la aplicación es su facilidad de usar. Esto anima a los empleados a querer profundizar en las posibilidades de la solución. Ahora estoy ofreciendo cursos avanzados y las clases se llenan con rapidez", dice Lobel.
A medida que la firma crece, también lo hace la demanda de Nitro PDF Professional, puntualiza Lobel.
"Nuestros empleados solicitan más licencias de Nitro Pro, porque saben lo fácil que es de usar. Como formador técnico, no se ve a menudo este tipo de respuesta cuando es la primera vez que se implementa un programa. Pero los resultados hasta ahora han sido muy buenos", dice Lobel.
Además, Nitro PDF Professional ha permitido el archivo, la compartición y la colaboración más eficientes entre clientes y compañeros de trabajo de otras oficinas. La seguridad de los archivos PDF creados con Nitro Pro ha permitido también que la firma esté segura de que cada archivo generado satisface los exigentes estándares de protección de datos que existen en el sector legal.
Con la adopción de Nitro PDF Professional, DWT fue capaz de:
Crear, proteger y archivar documentos PDF de forma segura y fiable.
Favorecer la compartición de documentos electrónicos y la colaboración entre oficinas de Estados Unidos y el resto del mundo.
Ofrecer una solución PDF fácil de usar y asequible a la creciente plantilla de DWT.
Ahorrar incontables horas de asistencia técnica debido a la facilidad de uso, de integración, y la adopción orientada al usuario de Nitro Pro.