El problema
Johnson, Price y Sprinkle, con sede en Carolina del Norte, ofrece desde hace más de medio siglo servicios de CPA y tiene más de 50 empleados en sus oficinas. La compañía afrontó importantes desafíos y gastos en la gestión de documentos.
"El cambio del flujo de trabajo en papel impreso al documento electrónico fue la única manera de acompañar el crecimiento de la compañía y los requisitos de retención de documentos", dice Garrett Martin, Director de Servicios Tecnológicos en JPS.
El papel se pierde o daña con facilidad, y almacenar grandes cantidades de papeles es incómodo, caro y consume mucho tiempo si necesitas hacer una búsqueda.
JPS también estaba planteándose la eficiencia en el transporte de documentos de unas oficinas a otras. "Sin los documentos electrónicos, era muy difícil repartir el trabajo entre las diferentes oficinas porque los documentos necesarios tenían que enviarse físicamente de un lugar a otro", recuerda Martin.
Johnson, Price y Sprinkle necesitaban encontrar un formato de intercambio de documentación que reemplazara al papel. La firma eligió el formato PDF y comenzaron a evaluar software de PDF que ofreciera poderosas características para crear, marcar, editar, ver, clasificar y ordenar la búsqueda de documentos.
"Procedimos a un exhaustivo proceso de evaluación para encontrar un sistema de respaldo que se adecuara a nuestras necesidades y luego, encontrar herramientas para la interfaz que nuestro personal pudiera usar", explica Martin.
"No queríamos añadir complejidad usando varias herramientas diferentes."
Otras consideraciones importantes que JPS quería solucionar eran:
Flexibilidad en la producción de documentos PDF en las capacidades de escáner e impresión.
Fácil edición de plantillas incluidos los controles de marcas de agua y encabezados/pies de página.
Poderosas herramientas de marcado y comentario.
Completas capacidades de ordenación, indexación y búsqueda.
La solución
Antes de decidirse a implementar Nitro PDF Professional, JPS quería asegurarse de que la implementación fuera lo más fluida posible durante la fase inicial. La asistencia técnica fue una consideración importante cuando la compañía evaluó la oferta de Nitro PDF Software, ya que la compañía tenía un rango variado de necesidades de creación y manipulación de documentos.
"Tenemos varios departamentos que producen documentos de diferentes maneras. Auditoría, por ejemplo, genera documentos que consisten de documentos de apoyo escaneados, hojas de datos, documentos de procesador de textos e índices usados para vincular a todos ellos", explica Martin.
La compañía evaluó varias herramientas diferentes y encontró que la mayoría eran demasiado complicadas, muy caras o con una implementación muy consumidora de recursos. Además, uno de los requisitos que más preocupaba era la formación del personal para que la transición de documentos físicos a electrónicos se hiciera con eficiencia.
"La implementación de Nitro PDF Professional fue muy fluida. De todos los cambios introducidos en nuestro sistema de gestión de documentos, Nitro Pro fue el más fácil de asimilar. La interfaz de Nitro Pro es muy sencilla y permite que las personas trabajen enseguida", dice Martin.
Los empleados de Johnson, Price y Sprinkle pudieron usar Nitro PDF Professional inmediatamente sin pérdidas de tiempo en formación.
Resultados
Encontrar el creador y editor PDF perfecto fue esencial para el éxito del compromiso a largo plazo de Johnson, Price y Sprinkle con sus empleados, clientes y requisitos del sector de CPA.
"Descubrimos que Nitro PDF Professional tenía la capacidad de ser útil y fácil de usar. El coste inicial de Nitro Pro fue algo positivo y recomendamos Nitro Pro a otras compañías", concluye Martin.
Nitro PDF Professional también jugó un papel esencial en la expansión de la compañía de sus propias oficinas a las oficinas de sus clientes, permitiendo una mayor seguridad, archivo e intercambio de documentos para ambos.
Los clientes están también aprendiendo nuevas y cómodas maneras de compartir archivos y colaborar usando PDF de forma electrónica, continua Martin.
Nitro PDF Software ha ofrecido a Johnson, Price y Sprinkle una solución de creación y colaboración PDF sólida y escalable.
Con la adopción de Nitro PDF Professional, JPS fue capaz de:
Realizar una exitosa transición de flujos de trabajo en papel físico a digital, ahorrando tiempo y dinero.
Mover con facilidad grandes volúmenes de documentos entre diferentes localizaciones, y conservar la integridad de los documentos.
Ofrecer una función fiable de escáner a PDF.
Favorecer la colaboración interna y externa a través de PDF.
Ahorrar miles de dólares en costes de impresión, fax, papel y archivo de documentos.