Le problème
Davis Wright Tremaine LLP est un cabinet juridique qui représente des entreprises sises partout aux Etats-Unis et
dans d'autres pays. Le cabinet possède 13 établissements, dont un en Chine à Shanghai, et emploie plus de 1000 personnes.
En 2005, DWT décida d'équiper une large part de son personnel avec un logiciel de création et de modification des PDF et, à l'issue d'une étude approfondie, opta pour Nitro PDF Professional.
Une des principales difficultés à surmonter lors de la mise en œuvre était de faire en sorte que le personnel comprennent et puissent utiliser rapidement la nouvelle application PDF. L'adoption devait venir des utilisateurs, être généralisée et intervenir rapidement. DWT demanda que le logiciel s'intègre de manière transparente aux applications déjà en place.
Pour une entreprise qui traite des milliers de documents juridiques par semaine, il fallait que la solution PDF retenue soit puissante, fiable, stable et facile à utiliser.
En outre, DWT voulait absolument une solution à valeur ajoutée durable, notamment en termes de mises à niveau et d'assistance.
"En tant que formateur technique, il était très important pour moi que la solution proposée au personnel ne les oblige pas à perdre trop de temps de travail pour suivre une formation. Nous voulions que le personnel puisse commencer à utiliser le produit dès son déploiement," précise Richard Lobel, cadre de formation technique.
Pour Lobel, la solution devait aussi posséder des fonctions avancées que le personnel puisse utiliser dès qu'il en aurait maîtrisé les fondamentaux.
"De par la nature de notre activité, nous devions être sûrs de choisir une solution PDF dotée de fonctions compatibles avec le niveau technique élevé de notre utilisation des PDF. Du point de vue formation et assistance, il était important que le logiciel soit aussi facile d'emploi que possible", ajoute Lobel.
Pratiquement, les fonctions critiques que DWT voulait voir présentes dans la solution PDF retenue étaient les suivantes :
outils de commentaires et d'annotations dotés de toutes les fonctionnalités,
outils puissants et flexibles de sécurisation des documents,
outils avancés de fusion de documents,
numérisation papier vers PDF.
La solution
Avant de décider de mettre en œuvre la solution logicielle Nitro PDF et d'élaborer un programme de formation généralisé, Lobel voulait avoir la certitude que l'ensemble du personnel personnel de tous les établissements équipés de Nitro PDF Professional allait être capable d'utiliser le produit une fois sorti de la salle de classe.
"Nous avons un système de gestion des documents très complexe et nous devons enregistrer et archiver tous les documents que nous traitons. Par ailleurs, notre personnel est composé d'utilisateurs de niveaux très différents et il nous fallait un programme adapté au niveau de chacun," ajoute Lobel.
Au cours de l'évaluation, la société considéra que Nitro PDF Professional était conforme ou supérieur à plusieurs critères essentiels, à savoir :
la facilité d'utilisation,
la puissance des outils de manipulation des documents PDF,
la solidité des systèmes d'assistance,
la facilité d'apprentissage et de mise en œuvre,
la viabilité du coût à long terme.
Les salariés de DWT ont rapidement appris les bases de Nitro PDF Professional et ont grandement apprécié d'utiliser un programme PDF aussi intuitif, rappelle Lobel. L'apprentissage fut beaucoup moins long que l'avait prévu Nobel et les programmes de formation à Nitro Pro de la société ont recueilli un franc succès auprès d'un personnel impatient d'utiliser le logiciel.
Les résultats
Le déploiement de Nitro PDF Professional a transformé la manière de Davis Wright Tremaine de travailler avec les documents numérisés et cette transformation a été largement influencée par les utilisateurs eux-mêmes.
"Quand je donne un cours sur Nitro Pro, un des principaux points positifs de l'application est sa convivialité permanente. Ceci encourage les salariés à explorer plus en profondeur toutes les possibilités de la solution. Je propose maintenant des cours de perfectionnement à l'application et les classes se remplissent rapidement," ajoute Lobel.
Toujours selon lui, la demande de Nitro PDF Professional croît en parallèle avec le cabinet lui-même.
"Il est tellement convivial que de plus en plus de salariés demandent des licences Nitro Pro. En tant que formateur technique, vous ne voyez pas souvent ce genre de réaction dès le début de la mise en œuvre d'un logiciel. En résumé, les résultats sont très bons jusqu'à présent," conclut Lobel.
En outre, Nitro PDF Professional a permis d'améliorer considérablement l'efficacité de l'archivage, du partage de fichiers et de la collaboration avec les clients et les autres établissements du cabinet. Le niveau de protection des fichiers PDF obtenu avec Nitro Pro a permis à la société de faire en sorte que chaque fichier produit soit conforme aux normes exigeantes de protection des données en vigueur dans le secteur juridique.
L'adoption de Nitro PDF Professional a permis à DWT :
de créer, protéger et archiver les documents PDF en toute sécurité et fiabilité,
de stimuler les échanges de documents numérisés et la collaboration entre les établissements aux Etats-Unis et dans le reste du monde,
de proposer une solution PDF peu coûteuse et facile à utiliser au personnel de DWT en accroissement permanent,
d'économiser d'innombrables heures d'assistance technique grâce à la facilité d'utilisation, la facilité d'intégration et l'adoption de Nitro Pro par les utilisateurs eux-mêmes.