Il problema
Davis Wright Tremaine LLP è uno studio legale nazionale che rappresenta imprese con sedi sparse sul territorio degli Stati
Uniti e nel resto del mondo. Lo studio ha 13 uffici, di cui uno a Shanghai, Cina, e più di 1000 dipendenti.
Nel 2005 la DWT decise di mettere a disposizione di gran parte del suo personale il software per modificare e creare i PDF e, dopo un'attenta valutazione, scelse Nitro PDF Professional.
Una delle problematiche di base da affrontare in fase di implementazione era garantire che gli impiegati capissero e riuscissero a utilizzare velocemente una nuova applicazione PDF. L'adozione dei software doveva essere guidata dall'utente, coinvolgere l'intera azienda ed essere rapida. DWT richiedeva che il software si integrasse perfettamente con le applicazioni esistenti.
Per uno studio che elabora migliaia di documenti legali ogni settimana, la scelta della soluzione PDF deve essere potente, affidabile, stabile e facile da usare.
DWT era anche determinata a optare per una soluzione che, nel tempo, rimanesse un investimento fruttuoso, ad esempio in in considerazione di fattori come upgrade e supporto.
"In veste di istruttore tecnico, per me era molto importante che la soluzione offerta ai dipendenti non imponesse tempi di formazione troppo lunghi. Volevamo che lo staff fosse in grado di usare il prodotto immediatamente dopo l'implementazione", ha dichiarato Richard Lobel, Istruttore Tecnico Senior.
Lobel, poi, sottolineava che la soluzione doveva avere funzioni avanzate che i dipendenti potessero utilizzare una volta apprese quelle di base.
"Per la natura stessa del nostro lavoro, dovevamo essere certi di scegliere una soluzione PDF che integrasse funzioni all'altezza del nostro livello avanzato di utilizzo dei PDF. Sotto il profilo della formazione e dell'assistenza, era importante che il software fosse quanto più semplice possibile da usare", ha proseguito Lobel.
Le funzioni critiche e di ordine pratico che DWT doveva risolvere con la soluzione PDF erano:
Strumenti avanzati di commento.
Strumenti potenti e flessibili per la protezione dei documenti.
Strumenti avanzati di unione dei documenti.
Funzionalità di digitalizzazione in PDF.
La soluzione
Dopo avere deciso di implementare una soluzione Nitro PDF Software e di sviluppare un programma di formazione che coinvolgesse l'intera azienda, Lobel voleva la certezza che tutti gli uffici che usavano Nitro PDF Professional riuscissero a gestire il prodotto anche al di fuori dell'aula.
"Il nostro sistema gestione dei documenti è complesso e dobbiamo salvare e archiviare tutti i documenti che elaboriamo. Inoltre, il nostro staff è formato da utenti di livelli molto diversi e ci serve un programma adatto a ogni livello e che consenta a tutti di fare il proprio lavoro", ha spiegato Lobel.
Durante la fase di valutazione, l'azienda si è resa conto che Nitro PDF Professional era, sotto svariati profili, ben oltre i requisiti fondamentali incluso:
Facilità d'uso.
Strumenti potenti per la manipolazione dei documenti PDF.
Solidità dei sistemi di assistenza.
Semplicità di formazione e implementazione.
Redditività a lungo termine.
"Gli impiegati DWT hanno imparato velocemente le basi di Nitro PDF Professional e il programma si è rivelato molto intuitivo", ha dichiarato Lobel. Il tempo necessario per apprendere il programma è stato di molto inferiore rispetto alle previsioni di Lobel e i programmi di formazione Nitro Pro dello studio erano sempre molto richiesti dai dipendenti, desiderosi di cominciare a utilizzare il software.
Risultati
L'adozione di Nitro PDF Professional da parte di Davis Wright Tremaine ha trasformato il modo stesso di lavorare di con i documenti elettronici e anche gli utenti hanno contribuito sensibilmente a questa trasformazione.
"Durante le mie lezioni su Nitro Pro, si evidenzia sempre una delle principali caratteristiche dell'applicazione, ovvero la sua semplicità d'uso, che stimola i dipendenti ad approfondirne le funzionalità per saperne sempre di più. Adesso i miei corsi sono di livello avanzato e le richieste non mancano mai", ha asserito Lobel.
La crescita dello studio procede di pari passo con la domanda di Nitro PDF Professional, secondo Lobel.
"I nostri dipendenti continuano a chiedere nuove licenze di Nitro Pro proprio perchè è facile da usare. A un istruttore tecnico e non capita spesso di vedere questo tipo di risposta durante l'implementazione di un programma. Ma fino ad ora i risultati sono stati decisamente positivi", ha affermato Lobel.
Nitro PDF Professional, poi, ha ottimizzato i processi di archiviazione dei documenti, di condivisione dei file e la collaborazione tra clienti e colleghi in sedi diverse. La protezione dei file PDF creati con Nitro Pro ha inoltre permesso allo studio di garantire che tutti i file generati rispondano ai complessi standard di protezione proprietaria vigenti nel settore legale.
Con l'adozione di Nitro PDF Professional DWT siamo riusciti a:
Creare, proteggere e archiviare documenti PDF affidabili.
Incoraggiare la condivisione dei documenti elettronici e la collaborazione tra gli uffici in tutti gli Stati Uniti e nel resto del mondo.
Offrire alla forza lavoro di DWT, sempre in crescita, una soluzione PDF conveniente e facile da usare.
Risparmiare ore e ore di assistenza tecnica grazie alla facilità d'uso di Nitro Pro, alla sua facilità di integrazione e all'adozione guidata dall'utente.