Il problema
L'azienda Johnson, Price and Sprinkle con sede nel Nord Carolina fornisce servizi CPA da oltre mezzo secolo e conta al suo attivo oltre cinquanta dipendenti distribuiti in tre uffici. La gestione dei documenti ha imposto all'azienda notevoli difficoltà e spese significative.
"Il passaggio dai supporti cartacei ai documenti elettronici era l'unica strategia da adottare per stare al passo con la crescita dell'azienda, riuscendo ad archiviare tutta la documentazione conformemente ai requisiti vigenti", ha dichiarato Garrett Martin, Direttore dei Servizi Tecnologici di JPS.
La carta si perde, si danneggia o si distrugge facilmente e l'archiviazione di grandi volumi di documenti cartacei richiede molto spazio, costa molto ed poco pratica quando occorre fare delle ricerche.
JPS, poi, doveva affrontare anche il problema di come spostare efficacemente file e documenti cartacei presso gli altri uffici. "Senza documenti elettronici, la continuità del flusso di lavoro con gli altri uffici dipendeva dal trasporto fisico dei supporti cartacei da un ufficio all'altro," ha affermato Martin.
Era necessario trovare un format di interscambio dei documenti che sostituisse la carta. L'azienda ha identificato il PDF come il suo formato di elezione e ha iniziato ad analizzare diversi software PDF per individuare quello in grado di creare, commentare, modificare, visualizzare, ordinare, e indicizzare i documenti per facilitare le ricerche.
"Abbiamo seguito un processo di valutazione approfondito per trovare un sistema back-end adatto alle nostre necessità e poi abbiamo ricercato degli strumenti "front end" da destinare al nostro staff", ha detto Martin.
"Il nostro principale obiettivo era evitare l'adozione di svariati strumenti diversi che avrebbero reso tutto più complicato".
JPS, poi, aveva bisogno di risolvere anche altre questioni importanti, ovvero:
Flessibilità di produzione dei documenti PDF sotto li profilo delle capacità di digitalizzazione e stampa.
Possibilità di modificare facilmente i modelli, inclusi i controlli di filigrane e intestazioni/piè di pagina.
Strumenti efficaci per commentare i PDF.
Capacità complete di ordinamento, indicizzazione e ricerca.
La soluzione
Dopo avere optato per Nitro PDF Professional, JPS voleva accertarsi che l'implementazione fosse quanto più facile possibile durante la distribuzione iniziale del software. Anche l'efficienza del servizio di assistenza aveva costituito un punto importante durante la valutazione dell'offerta Nitro PDF Software, in quanto le esigenze dell'azienda riguardo alla creazione e alla manipolazione dei documenti erano alquanto diversificate.
"Abbiamo molti uffici diversi che producono i documenti con modalità molto diverse. Quelli prodotti dai revisori contabili, ad esempio, sono ottenuti mediante digitalizzazione di documenti, fogli elettronici e documenti in formato di testo, uniti mediante indicizzazione", ha sottolineato Martin.
L'azienda ha valutato molti strumenti diversi e ha riscontrato che per la maggior parte erano troppo complessi, troppo costosi e che la loro implementazione avrebbe richiesto troppe risorse all'intera azienda. Una delle maggiori preoccupazioni, inoltre, riguardava la necessità di formare il personale rapidamente ed efficacemente nel passaggio dal formato cartaceo all'elettronico.
"L'implementazione di Nitro PDF Professional è andata liscia come l'olio. Di tutte le innovazioni introdotte nel nostro sistema di gestione dei documenti, Nitro Pro è stata la più facile da gestire per i nostri dipendenti. L'interfaccia di Nitro Pro è chiara e semplice: è possibile iniziare a lavorare anche senza formazione", ha asserito Martin.
I dipendenti di Johnson, Price and Sprinkle sono riusciti a utilizzare Nitro PDF Professional immediatamente, senza perdere tempo in corsi di formazione.
Risultati
Essere riusciti a trovare il programma giusto per creare e modificare i PDF, è stato essenziale per Johnson, Price and Sprinkle perché così l'azienda ha potuto tenere testa ai suoi impegni a lungo termine nei confronti di dipendenti, clienti e richieste nel settore servizi CPA.
"Abbiamo scoperto che oltre ad offrire tutte le solide funzionalità che ci servono, Nitro PDF Professional è anche semplice da usare. Il costo iniziale di Nitro Pro, poi, è stato un ulteriore e sostanziale valore aggiunto, e noi continuiamo a consigliare Nitro Pro alle altre aziende", ha dichiarato Martin.
Nitro PDF Professional ha anche giocato un ruolo fondamentale nell'espansione dello studio dai suoi uffici agli uffici dei clienti, consentendo uno scambio più efficace di documenti e archivi tra i clienti, pur tutelando la riservatezza.
"Anche i clienti stanno imparando metodi comodi e innovativi per condividere i file e collaborare, usando i PDF in formato elettronico", ha osservato Martin.
Nitro PDF Software ha offerto a Johnson, Price and Sprinkle una soluzione solida e scalabile per creare i PDF e favorire la collaborazione.
Con l'adozione di Nitro PDF Professional JPS è riuscita a:
Realizzare il passaggio dal formato cartaceo al digitale, risparmiando tempo e denaro.
Spostare facilmente e in tutta sicurezza grandi volumi di documenti tra le sue varie sedi, preservando l'integrità dei documenti.
Fornire al team di lavoro funzionalità di digitalizzazione in PDF affidabili quanto efficaci.
Incoraggiare la collaborazione interna ed esterna mediante i PDF.
Risparmiare migliaia di dollari in stampe, fax, carta e costi di archiviazione dei documenti.