Panoramica sull'azienda
Fondata nell'Illinois nel 1897, Memorial Health System (MHS) è un'organizzazione leader del sistema sanitario nazionale. Completamente dedita alla cura dei suoi pazienti, MHS gestisce molti centri specializzati in trattamento e ricerca, inclusi il Regional Cancer Center, il Regional Burn Center e il Memorial Heart e Vascular Institute.
Il problema
In base alla normativa HIPAA (Health Insurance Portability e Accountability Act), MHS ha necessità di garantire la riservatezza di tutte le cartelle cliniche, nonché di aderire ai requisiti di sicurezza più rigidi quando fornisce ai suoi pazienti una copia delle loro cartelle.
In passato il team addetto alle cartelle cliniche di MHS utilizzava un sistema su base cartacea, organizzando un archivio per ciascun paziente e copiando manualmente le pagine secondo necessità. Dato che MHS tratta migliaia di pazienti ogni giorno, e sono centinaia le richieste di consenso al trattamento dei dati personali, le risorse necessarie per redigere, copiare e consegnare documenti di contenuto particolarmente sensibile erano diventate eccessive e sempre più complesse da gestire. Per di più, erano molti i pazienti che richiedevano delle copie in formato elettronico per avere l'opportunità di memorizzare tutte le informazioni sul loro computer, riducendo così il rischio di perdere e/o danneggiare i dati.
L'organizzazione del Memorial Health System si rese conto che poteva migliorare il grado di soddisfazione dei pazienti e ridurre i costi operativi globali fornendo le cartelle cliniche in formato elettronico a tutti coloro che ne facevano richiesta. Per conformarsi ai regolamenti HIPAA, il formato elettronico utilizzato doveva prevedere un supporto per la crittografia dei dati. Il formato, inoltre, doveva essere indipendente dalla piattaforma e universale, garantendo a ogni paziente la possibilità di aprire il file sul proprio PC.
"Il nostro team aveva la necessità di migliorare il servizio offerto ai clienti, consegnando le cartelle cliniche in un formato leggibile su CD e, allo stesso tempo, garantendo che il nuovo flusso di lavoro non implicasse un ulteriore carico di lavoro per il nostro personale", ha affermato Debbie Sexton, Direttore Documentazione Medica di MHS, aggiungendo che, dato l'elevato numero di dipendenti impegnati a gestire le richieste di informazioni, la nuova soluzione doveva essere facile da imparare e da utilizzare, imporre tempi di formazione molto brevi e, dopo l'installazione, richiedere solo un minimo di conoscenze tecniche specifiche.
Dopo avere identificato nel PDF il formato giusto in ragione delle sue caratteristiche di protezione implicite e per la diffusione universale dei programmi di visualizzazione, MHS ha cominciato la sua ricerca di uno strumento semplice per creare i PDF, utilizzabile anche per creare copie elettroniche protette delle cartelle cliniche dei suoi pazienti.
La soluzione
Dopo una breve ricerca su Internet, il team del Memorial Health System ha trovato Nitro PDF Professional e ha deciso di acquistarlo. Grazie alle molte e solide funzioni, all'interfaccia user-friendly e alle opzioni di assistenza a livello aziendale, l'organizzazione era certa che Nitro Pro fosse in grado di soddisfare tutti i requisiti di progetto ed è passata immediatamente all'implementazione di un processo volto a fornire ai pazienti le cartelle cliniche in formato elettronico.
Grazie a Nitro Pro oggi il personale addetto alla gestione delle cartelle cliniche può creare una copia elettronica degli archivi dei pazienti digitalizzandoli con lo scanner e selezionando l'opzione "Crea PDF da Scanner" nell'interfaccia di Nitro Pro. L'utente può digitalizzare tutte le pagine necessarie e, una volta che sono finite, le pagine vengono unite in un singolo PDF.
Con le opzioni di sicurezza di Nitro Pro a 128 bit, il personale addetto alle cartelle cliniche può anche applicare al PDF finale una password che deve essere digitata prima di potere aprire e visualizzare il PDF su qualsiasi computer. Il PDF viene poi archiviato su un CD consegnato al paziente per consentirgli di archiviare il documento su un disco portatile o di copiarlo sul suo computer.
Risultati
La soluzione Nitro PDF Professional ha offerto ad MHS la sicurezza e la flessibilità necessarie a garantire la conformità alle normative HIPAA e la soddisfazione delle richieste dei clienti.
Con l'adozione di Nitro Pro, Memorial Health System è stato in grado di:
Ridurre in modo significativo il tempo richiesto per evadere le richieste di trattamento dei dati personali.
Proteggere le informazioni sensibili dei pazienti e adeguarsi ai severi requisiti di riservatezza dell'HIPAA.
Eliminare lo spreco di carta e altri costi associati alla creazione di copie cartacee dei dati sui pazienti.
Aumentare il grado di soddisfazione dei clienti mediante l'introduzione di un metodo più efficace e moderno per consegnare le copie delle cartelle cliniche.
Questo software, inoltre, era la risposta anche ai requisiti di facilità d'uso del Memorial Health System, in cui il flusso di lavoro del dipartimento medicale ha subito un cambiamento soltanto minimo e, sin dall'implementazione e dalla formazione iniziale degli utenti del sistema, il software non ha causato alcun problema di natura tecnica. “Nitro Pro è uno strumento facile da usare e da insegnare al nostro personale”, ha dichiarato la Sexton.