Het probleem
Davis Wright Tremaine LLP is een advocatenkantoor dat bedrijven vertegenwoordigt in de hele Verenigde Staten en
internationaal. Het bedrijf heeft 13 kantoren, inclusief één in Shanghai, China, en meer dan 1000 werknemers.
In 2005 besloot DWT een groot aantal werknemers gebruik te laten maken van software voor het maken en bewerken van PDF-bestanden, en na een uitgebreide evaluatie kozen ze voor Nitro PDF Professional.
Een van de belangrijkste uitdagingen in de beginperiode was om ervoor te zorgen dat werknemers de nieuwe PDF-toepassing snel onder de knie kregen en konden gebruiken. De toepassing moest door gebruikers worden aangestuurd, door het hele bedrijf worden gebruikt en snel zijn. DWT vereiste bovendien dat de software naadloos kon worden geïntegreerd in de bestaande toepassingen.
Voor een bedrijf dat wekelijks duizenden wetsdocumenten verwerkt, moest de gekozen PDF-oplossing krachtig, betrouwbaar, stabiel en gebruiksvriendelijk zijn.
DWT was ook vastbesloten om een oplossing te kiezen die zijn geld altijd waard blijft, rekening houdend met upgrades en ondersteuning.
"Als technisch trainer vond ik het erg belangrijk dat het de werknemers niet enorm veel tijd zou kosten om met het programma te kunnen werken. We wilden dat werknemers direct met het product aan de slag konden zodra het binnenkwam", aldus Richard Lobel, hoofd technische training.
Lobel zegt bovendien dat hij ook wilde dat het programma over geavanceerde functies beschikte die werknemers konden toepassen wanneer ze de basis eenmaal onder de knie hadden.
"Aangezien de aard van ons werk moesten we ervoor zorgen dat de PDF-oplossing die we selecteerden, functies bood die ons geavanceerde niveau van PDF-gebruik ondersteunden. Wat betreft training en ondersteuning was het belangrijk dat de software zo eenvoudig mogelijk te gebruiken was", zei Lobel.
Belangrijke, praktische functies waaraan de geselecteerde PDF-oplossing moest voldoen:
Opmaak- en notitiehulpmiddelen met volledige functionaliteit.
Krachtige en flexibele beveiligingshulpmiddelen voor documenten
Geavanceerde samenvoeghulpmiddelen voor documenten
Functie voor scannen naar PDF
De oplossing
Voordat Lobel besloot voor een Nitro PDF-softwareoplossing te kiezen en een trainingsprogramma voor het hele bedrijf te ontwikkelen, wilde hij er zeker van zijn dat alle kantoren die van Nitro PDF Professional gebruik maakten, het product ook buiten het leslokaal konden toepassen.
"We beschikken over een zeer complex documentbeheersysteem en moeten alle documenten die we verwerken, opslaan en archiveren. Bovendien hebben we personeelsleden van verschillende niveaus en hebben we een programma nodig dat aan die niveaus voldoet en waarmee iedereen kan werken", voegt Lobel toe.
Uit het evaluatieproces bleek dat Nitro PDF Professional aan diverse belangrijke eisen voldeed en deze zelfs overtrof, zoals:
Eenvoudig te gebruiken.
Krachtige bewerkingshulpmiddelen voor PDF-documenten
Sterke ondersteuningsystemen.
Makkelijk te leren en te installeren.
Betaalbaar op lange termijn.
DWT-werknemers leerden snel de basisprincipes van Nitro PDF Professional en waren enthousiast over het gebruik van zo'n intuïtief PDF-programma, zei Lobel. De tijd die nodig was om met het programma te leren werken, was veel korter dan Lobel had verwacht en de Nitro Pro-trainingsproramma's van het bedrijf zaten vol met werknemers die niet konden wachten om het programma onder de knie te krijgen.
Resultaten
De toepassing van Nitro PDF Professional heeft de manier verandert waarop Davis Wright Tremaine met elektronische documenten werkt, en deze verandering is enorm beïnvloed door de gebruikers zelf.
"Tijdens mijn lessen ben ik erachter gekomen dat een van de beste eigenschappen van Nitro Pro is, dat het zo gebruiksvriendelijk is. Deze gebruiksvriendelijkheid moedigt werknemers aan om het uiterste te halen uit de oplossing. Ik geef nu geavanceerde cursussen in de toepassing en de lessen zitten snel vol", zegt Lobel.
Naarmate het bedrijf groeit, zo groeit ook de vraag naar Nitro PDF Professional, aldus Lobel.
"Onze werknemers blijven vragen naar licenties van Nitro Pro, omdat zij zien hoe gebruiksvriendelijk het is. Als technisch trainer zie je deze reactie niet vaak wanneer een bedrijf een nieuw programma doorvoert. Maar tot nu toe zijn de resultaten zeer goed", zegt Lobel.
Nitro PDF Professional is bovendien veel efficiënter geworden in het archiveren van documenten, het delen van bestanden en de samenwerking tussen klanten en andere filialen op andere locaties. Door de beveiliging van PDF-bestanden gemaakt met Nitro Pro is het het bedrijf ook gelukt om elk bestand dat wordt gegenereerd, aan de eisen te laten voldoen van de eigendomsbeveiliging die binnen de juridische sector bestaat.
Met de toepassing van Nitro PDF Professional kan DWT nu het volgende doen:
Op een veilige en betrouwbare manier PDF-documenten maken, beveiligen en archiveren.
Het aanmoedigen van het delen van elektronische documenten en de samenwerking tussen kantoren in de hele VS en de rest van de wereld.
Een gebruiksvriendelijke, betaalbare PDF-oplossing aanbieden aan het continu toenemende aantal personeelsleden van DWT.
Vermindering van de talloze uren aan technische ondersteuning vanwege het gebruiksgemak, de eenvoud van integratie en de door gebruikers aangestuurde toepassing van Nitro Pro.